Das gibt es bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten

Alle Jahre wieder flattert die Nebenkostenabrechnung ins Haus. Einigen Mietern treibt sie Angstschweiß auf die Stirn, für andere ist sie ein Segen. Wer sparsam mit Heizung und Wasser umgegangen ist, kommt in den Genuss einer Rückzahlung. Hat der Mieter Heizung und Wasserhahn ordentlich aufgedreht oder sind die Preise für Gas oder Öl gestiegen, muss mit einer Nachzahlung gerechnet werden. Doch jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft. Hier erfahren Sie, was in eine Betriebskostenabrechnung rein gehört und welche Fehler am häufigsten vorkommen.

Welche Regeln und Pflichten gelten für Mieter und Vermieter?

Werden Mieter im Mietvertrag zu monatlichen Vorauszahlungen von Betriebskosten verpflichtet, müssen Vermieter alljährlich eine Nebenkostenabrechnung aufstellen. Die Fristen für Betriebskostenabrechnungen sowie die Arten von Nebenkosten sind gesetzlich geregelt. 

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Fristen für Vermieter

Spätestens bis zum Ende des 12. Monats nach Ende eines Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter schriftlich vorliegen, wobei der Abrechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreiten darf. In der Regel ist dies ein Kalenderjahr. Wird die Frist versäumt, verfällt der Anspruch auf mögliche Forderungen.

Wichtig! Bei einem Einzug innerhalb eines laufenden Kalenderjahres dürfen nur die Betriebskosten ab dem Zeitpunkt des Einzugs berechnet werden.

Fristen des Mieters

Der Mieter hat das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch dagegen einzulegen. Dies muss innerhalb einer Frist von 12 Monaten geschehen. 

Für die Zahlung hat der Mieter 30 Tage Zeit. Besteht der Verdacht auf eine fehlerhafte Abrechnung, sollte die Begleichung der Rechnung unter Vorbehalt einer Rückforderung erfolgen. Dies müssen Sie dem Vermieter mit dem Hinweis auf den Grund schriftlich mitteilen. 

Sie können auch eine Ratenzahlung mit Ihrem Vermieter vereinbaren. Er muss allerdings nicht auf das Angebot eingehen, sondern kann auf die fristgerechte Zahlung des gesamten Betrags bestehen. 

 

Inhalt und Form der Betriebskostenabrechnung

Generell muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich vorlegen. Zudem müssen bestimmte Inhalte darin enthalten sein. Diese sind:

• Abrechnungszeitraum
• Verteilerschlüssel
• komplette Aufstellung der Gesamtkosten je Nebenkostenart

Die Abrechnung muss für den Vermieter übersichtlich und verständlich sein. Es reicht aus, dass der Gesamtbetrag für jede Betriebskostenart aufgeführt wird. Die genaue Berechnung muss nicht beigefügt werden, allerdings hat der Mieter ein Recht auf Belegeinsicht, wenn er die Abrechnung prüfen möchte. 

Der Verteilerschlüssel

Mit dem Verteilerschlüssel wird ermittelt, in welchem Maß die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können. Fehlt der Verteilerschlüssel, ist der Vermieter per Gesetz verpflichtet, die gesamte Wohnfläche abzurechnen. 

Für die Umlage der Nebenkosten gibt es folgende Verteilerschlüssel:

• Wohnfläche
• Personenzahl
• Wohneinheiten
• Verbrauch
• Kubikmeterzahl des Raums

Arten von Betriebskosten

Sämtliche Nebenkosten, zu deren Zahlung der Mieter laut Mietvertrag verpflichtet wurde, müssen in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet sein. Für insgesamt 17 Nebenkostenarten, die der Vermieter auf die Mieter umlegen kann, gibt es gesetzliche Regelungen. Dazu gehören:

• Grundsteuer
• Wasserkosten
• Abwasser
• Heizkosten
• Straßenreinigung und Abfallentsorgung
• Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung
• Stromkosten für Beleuchtung im Treppenhaus, in Gemeinschaftsräumen und für die Außenbeleuchtung
• Kosten für Schornsteinfegerdienste
• Fahrstuhl
• Gebäude-, Glasbruch- und Haftpflichtversicherung
• Personalkosten für den Hauswart
• Sach- und Personalkosten für die Gartenpflege
• Betriebs-und Wartungskosten für Waschküche und gemeinschaftlich genutzte Geräte
• Kosten für die Gemeinschaftsantenne oder Satellitenschüssel und Breitbandkabel

Zahlungsarten von Nebenkosten

Für die Zahlung von Betriebskosten gibt es zwei Möglichkeiten: die Nebenkostenpauschale oder die monatlichen Vorauszahlungen der Nebenkosten mit der Kaltmiete. Die Betriebskosten werden auf die Anzahl der Mietparteien, Personenzahl und Wohnfläche aufgeteilt. Die Kosten für die Wasserversorgung können für jeden Mieter individuell anhand einer Wasseruhr ermittelt werden. 

Die häufigsten Fehler

Durchschnittlich jede zweite Betriebskostenabrechnung enthält Fehler. Dabei handelt es sich in den wenigsten Fällen um Betrug, sondern um Form- oder Rechenfehler. Deshalb scheuen Sie sich nicht, Ihren Vermieter auf die Fehler aufmerksam zu machen. So können Sie eine Menge Geld sparen. Dies sind die häufigsten Fehler:

1. Verspätete Nebenkostenabrechnung

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mietern spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zukommen zu lassen. Dabei ist der Zeitpunkt entscheidend, wann der Mieter die Abrechnung erhält Bei einer verspäteten Abrechnung erlischt der Anspruch auf eine Forderung. 

2. Abweichungen vom Mietvertrag

Dies gehört zu den Punkten, bei denen die häufigsten Fehler vorkommen. Im Mietvertrag ist festgelegt, welche Betriebskosten zu zahlen sind und auf welchem Weg. Zudem wird geregelt, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden. Auch der Verteilerschlüssel wird im Mietvertrag festgehalten. 

3. Heizkosten werden falsch umgelegt

Im Gegensatz zu der Betriebskostenumlage ist die Umlage der Heizkosten per Gesetz klar geregelt. Danach müssen mindestens 50% der Heizkosten nach Verbrauch umgelegt werden. Um eine verbrauchsorientierte Abrechnung zu gewährleisten, müssen geeignete Messgeräte in der Wohnung vorhanden sein. Inklusivmieten und Heizkostenpauschalen sind verboten. Wenn dennoch danach abgerechnet wird, hat der Mieter Anspruch auf eine Minderung der Heizkosten um mindestens 15%. 

4. Betriebskostenabrechnung ist unvollständig

Der Mieter muss die Abrechnung prüfen und Fehler dem Vermieter melden. Die Abrechnung muss folgende Informationen enthalten:

• Abrechnungszeitraum
• Übersicht der Positionen
• Verteilerschlüsssel
• Nebenkostenanteil des Mieters
• Summe der Vorauszahlungen durch den Mieter

Kann der Mieter die Abrechnung aufgrund fehlender Angaben nicht prüfen, gilt diese als fehlerhaft. In diesem Fall sollten Sie mit einem Anwalt weitere Schritte besprechen. Sollten einige Positionen außergewöhnlich hoch erscheinen, können Sie eine Belegeinsicht verlangen. 

5. Abgerechnete Kosten sind nicht umlagefähig

Nicht alle Nebenkosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Hierzu gehören Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Sollte dies dennoch im Mietvertrag vereinbart sein, ist die Klausel unwirksam.